KI-unterstützte Terminvergabe und Antragsprozesse -
Wie KI als Antwort automatisierte Abläufe in Bürgerämter und Landkreisen entlastet
Lange Wartezeiten, überlastete Bürgerbüros, Personalmangel und steigende Digitalisierungsanforderungen setzen Städte und Landkreise zunehmend unter Druck. Zugleich steigen die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger an eine moderne, serviceorientierte Verwaltung.
Künstliche Intelligenz (KI) und automatisierte Abläufe eröffnen hier neue Spielräume – KI als Antwort – vor allem bei Terminvergabe, Antragsbearbeitung und Bürgerkommunikation. KI kann dabei nicht nur Prozesse beschleunigen, sondern auch Verwaltungspersonal entlasten und Bürgerzufriedenheit erhöhen. Doch der Weg dorthin erfordert strategisches Vorgehen, rechtliche Klarheit und technologische Sorgfalt.
Typische KI Einsatzfelder in Bürger- und Landratsämter
KI gestützte Termin-Vergabe
- Automatische Zuteilung von Terminen auf Basis von Kapazität, Dringlichkeit und Bürgerdaten
- Dynamische Umplanung bei Ausfällen oder Stornierungen
- Chatbots oder Web-Assistenten beantworten Fragen und schlagen passende Termine vor
Beispiel
Die Stadt Ulm testete 2023 eine KI-basierte Terminvergabe, bei der Terminfenster auf Basis des erwarteten Bearbeitungsaufwands vorgeschlagen wurden – das führte zu 30 % weniger Terminausfällen und deutlich kürzeren Wartezeiten.
Automatisierte Antragsprozesse mit KI abwickeln
- KI extrahiert Daten aus Formularen (OCR + NLP)
- Intelligente Workflows leiten Anträge automatisch an die zuständigen Sachbearbeiter weiter
- Bei standardisierten Vorgängen (z. B. Anwohnerparkausweis, Meldebescheinigung, KFZ-Zulassung): vollautomatische Bearbeitung möglich
Beispiele für Automatisierte Prozesse
Im Landkreis Wunsiedel wurden mit KI + RPA standardisierte Anträge wie „Melderegisterauskünfte“ automatisiert bearbeitet. Bearbeitungszeiten sanken von mehreren Tagen auf wenige Minuten.
In der Stadt Verwaltung Offenbach wurden mit KI und RPA standardisierte Anträge wie „Abmeldung von Fahrzeugen“ oder dem „Wohnungsamt mit Wohngeldanträgen“. Die Bearbeitungszeiten sanken und erst wurden über 200 Stunden an Repetitiver Arbeit dadurch eingespart.
Interne Prozesse
KI extrahiert Daten aus Formularen, PDF’s, E-Mails, etc. zur weiteren Verwertung von:
- Verwaltungsakte
- Berichtswesen
- Schulungsabrechnungen
- Aktenpflege
Vorteile für Verwaltung und Bürgerschaft
- Weniger Bearbeitungszeit ➡️ Entlastung der Mitarbeitenden bei Routinetätigkeiten
- Digitale Bürgererfahrung ➡️ Höhere Zufriedenheit durch schnelle, transparente Abläufe
- Skalierbarkeit ➡️ Auch bei personeller Knappheit können Antragsmengen bewältigt werden
- Vermeidung von Medienbrüchen ➡️ Automatisierte Weiterverarbeitung in Fachverfahren
- Echtzeit-Reporting ➡️ KI-gestützte Auswertungen für Kapazitätsplanung und Bürgerfeedback
Herausforderungen bei der Umsetzung
- Technik & Integration
- Altsysteme ohne Schnittstellen behindern Automatisierung
- Bedarf an standardisierten Datenformaten und Plattformen
- Datenschutz & DSGVO
- Verarbeitung personenbezogener Daten durch KI erfordert:
- Transparente Logiken (Erklärbarkeit)
- Klare Rollenverteilung (Verantwortlicher vs. Auftragsverarbeiter)
- Datenschutz-Folgenabschätzung bei der Nutzung von KI
- Verarbeitung personenbezogener Daten durch KI erfordert:
- Mitarbeiterakzeptanz
- Unsicherheit durch Automatisierung („Werden wir ersetzt?“)
- Frühzeitige Schulung, Beteiligung und Kommunikation sind entscheidend
KI ist kein Zukunftsthema mehr - sondern ein Werkzeug für eine resilientere Verwaltung
Um den Themen von morgen gewachsen zu sein, muss KI als Antwort und Werkzeug betrachtet werden. Der Einsatz von KI in der Termin- und Antragsverarbeitung ist kein Experiment mehr, sondern in ersten Verwaltungen bereits Realität.
Städte und Landkreise, die jetzt einsteigen, sichern sich Handlungsfähigkeit in Zeiten von Personalknappheit, wachsendem Digitaldruck und steigenden Bürgererwartungen. Der Schlüssel liegt in einem pragmatischen, rechtssicheren und menschorientierten Ansatz.
Was sollten Sie tun, wenn Sie KI als Antwort bei sich nutzen wollen?
Handlungsempfehlungen für Entscheidungsträger
- Klein starten – skalieren: Beginnen Sie mit einem standardisierten Prozess (z. B. Terminvergabe oder Parkausweis) und skalieren Sie auf andere Bereiche.
- Kooperationen suchen: Arbeiten Sie mit Hochschulen, anderen Kommunen oder Anbietern zusammen – viele Lösungen lassen sich teilen oder adaptieren.
- Technologie und Mensch „Zusammendenken“: KI ersetzt nicht den Menschen, sondern unterstützt ihn im Tagesgeschäft – besonders bei Routinetätigkeiten.
- Rechtssicherheit klären: Datenschutzbeauftragte und Rechtsstellen frühzeitig einbinden – vor allem bei sensiblen Daten.
Fördermöglichkeiten & Modellprojekte
BMI-Modellprojekte „Smart Cities“ & „KI in der Verwaltung“
→ Unterstützung für KI-Piloten mit Fokus auf Bürgerinteraktion und Prozessmodernisierung
DigitalPakt Verwaltung (Bund/Länder)
→ Fördermittel für Integration von KI-gestützten Fachverfahren und Schnittstellenlösungen
EU-Förderung (Digital Europe, Horizon Europe)
→ Für Landkreise mit strategischem Fokus und Partnerschaften mit Forschung & IT
Eigene KI-Assistenz anfragen
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