Kognitive KI und RPA - von einem Unternehmer für Unternehmer im Mittelstand
Automatisierung ist kein Zukunftsthema mehr – sie ist tägliche Realität.
In Zeiten von Fachkräftemangel, steigenden Kosten und wachsendem Wettbewerbsdruck müssen wir als mittelständische Unternehmen effizienter, schneller und resilient werden – ohne die Mitarbeitenden zu überfordern und zu verbrennen.
Für das beschriebene Unternehmen war die Einführung von Robotic Process Automation (RPA) und kognitiver Künstlicher Intelligenz (KI) keine rein technologische Entscheidung, sondern ein unternehmerischer Strategiewechsel mit nachweisbaren Erfolgen und einer erfolgreichen Zukunft.
Dieser Report zeigt anhand konkreter Praxisbeispiele aus dem Betrieb, wie RPA und kognitive KI messbar Mehrwert stiften. Anhand von Beispielen in Verwaltung, Buchhaltung und Personalwesen werden Sie die Herausforderungen und die Lösungen in den Einzelnen Abteilungen verfolgen können.
E-Mail-Bearbeitung – Von der Informationsflut zur strukturierten Abarbeitung
Herausforderung
Die Herausforderung der Email Bearbeitung…
Täglich hatte das Unternehmen über 700 eingehende Emails, davon rund 60% wiederkehrende Anfragen:
Produktinformationen, Liefertermine, Rechnungsstatus, Auftragsanpassungen, …
Dieser Berg an Emails stellte das Unternehmen vor eine Herausforderung die mehr menschliche Ressourcen gebraucht hätte, wie auf dem Markt vorhanden sind.
… und Ihre Lösung:
Gelöst wurde dieser Aufwand mittels eines KI-gestützten E-Mail-Bots. Dieser erkennt Betreff und Inhalt der E-Mail, klassifiziert und ordnet diese automatisch zu.
Im weiteren Verlauf wurde definiert, wie die Klassifizierung sinnvoll zu nutzen ist.
Ergebnisse der Veränderung…
- KI erstellt Tickets oder antwortet direkt (z.B. mit einem vorgefertigten Textbaustein)
- Manuelle Bearbeitung von E-Mails ist um 70% gesunken
- Reaktionszeit und Support Time sankt von 1,5 Tagen auf unter 4 Stunden (im Schnitt 3 Stunden 42 Minuten)
- Mitarbeiter im Kundenservice oder Support haben komplexere Fälle um 65% schneller bearbeitet, da die repetitiven Anfragen automatisiert übernommen wurden.
Buchhaltung - Automatisierung von Eingangsrechnungen und Mahnwesen
Die Herausforderung bei der Einführung von kognitiver Lösungen
Die Herausforderungen des beschriebenen Unternehmens in der Buchhaltung sind Rechnungen aus fünf Kanälen. Diese mussten manuell geprüft werden, wiederkehrend in Buchungsvorgängen vorgenommen werden und hatten aufgrund dessen eine sehr hohe Fehleranfälligkeit.
Aufgrund der vielen Kanälen und manueller Prüfungen, sind Rechnungen erst Monate nach dem Fälligkeitsdatum angemahnt worden.
Ein RPA-Bot mit kognitiver KI wurde als Lösung angeschafft. Dieser liest Rechnungen mit OCR (Texterkennung) aus, prüft sämtliche Pflichtfelder und Kontierungen. Anschließend findet eine Übertragung in DATEV statt. Sämtliche Daten werden währenddessen auf dessen Richtigkeit geprüft und bei Unklarheiten (Dubletten, falsche Beträge, falscher Referenz) die Buchhaltung kontaktiert.
Das Mahnwesen wurde komplett automatisiert, mittels kognitiver KI. Diese erkennt ob der Kunde ein Dauerkunde oder Einzelkunde ist. Entsprechend ist das Mahnverfahren schneller und inkludiert oder exkludiert einen Anruf bei dem Kunden, um Ihn auf die oder den offenen Posten hinzuweisen.
Das Ergebnis nach 5 Monaten
- Bearbeitungszeit pro Rechnung von 12 Minuten auf unter 2 Minuten reduziert
- Fehlerquote um 90 % gesenkt
- Buchhaltungskapazitäten für strategischere Aufgaben freigeworden (z. Liquiditätsplanung, Projektfinanzierungen, Fördermittel)
- Entlastung Personal der Buchhaltung, da Monatsübergreifende Buchungen automatisiert laufen
- Unter 2% Offene Posten pro Quartal
Terminplanung & Kalenderautomatisierung – Kognitive KI und RPA lösen Wirrwarr
Ursache dieses Blocks war ein Ausfall mehrere Assistenzkräfte gleichzeitig. Die Koordinierung der internen sowie externen Termine und Terminabsprachen war gestört, Raumplanung war kaum möglich und Kalenderabgleich eröffnete das reinste Chaos.
Da alles manuell gehandhabt wurde, wies dies eine Hohe Fehlerquote auf und war auch noch sehr zeitaufwendig.
Der Einsatz eines KI basierten Assistenten brachte die Lösung. Terminvorschläge wurden anhand von Verfügbarkeit und Priorität erstellt. Automatische Kalenderpflege und Erinnerungen waren für Alle zugänglich und die KI berücksichtigte auch Reisedauer oder hybride Meetings.
Ergebnis dieser Umstellung:
- Wöchentliche Zeiteinsparung von ca. 9,5 Stunden pro Assistenzkraft
- Mehr Pünktlichkeit, weniger Doppelbelegungen
- Höhere Zufriedenheit bei Kunden und Lieferanten durch reibungslose Organisation
Datenmanagement - Zentrale Datenberge abarbeiten und Datenpflege automatisieren
Herausforderung dieser Aufgabe war, Kundendaten, Lieferanteninformationen und Produktstammdaten lagen verteilt in ERP, CRM und Excel-Tabellen – doppelt, unvollständig, inkonsistent.
Als Lösung synchronisierten RPA-Bots regelmäßig Stammdaten zwischen den vorhandenen Systemen.
Die kognitive KI erkennt Dubletten, Lücken und widersprüchliche Einträge und schlägt Korrekturen vor.
Ergebnis dieser Automatisierung:
- Datenfehler um über 80 % reduziert
- Automatisierte Pflege entlastet IT und Vertrieb
- Bessere Entscheidungsgrundlage im Management (z. für Kampagnen oder Lieferantenwechsel)
Personalverwaltung - Automatisierte Prozesse im HR ein Ding der Unmöglichkeit…
Herausforderungen der Personalabteilung bei der Einführung einer RPA und kognitiver KI-Lösung waren vielfältig. Über den Hohen Zeitaufwand für das Onboarding, über die Urlaubsverwaltung, Krankmeldungen, Vertragsänderungen und Zertifikatsanforderungen. All dies wurde anfangs seitens der Angestellten als Unmöglich dargestellt.
Als Lösung wurden RPA-Workflows gemeinsam erarbeitet und eine HR-Software eingeführt. Dadurch konnten folgende Arbeitsprozesse automatisiert werden:
- Vertragserstellung (Vorlagen + Datenzusammenzug)
- Digitale Unterschriften
- Erinnerungen für Schulungen und Fristen
- Urlaubsgenehmigung mit mobilem Workflow
- Krankmeldungen per Mail mit automatisierter Ersatzsuche
Ergebnis in Zahlen:
- Über 50 % Zeitersparnis in HR-Verwaltung
- Onboarding-Zeit um 2 Tage verkürzt auf 2 Tage
- Mitarbeitende empfinden Prozesse als moderner und transparenter
- Ausfallquote von Maschinen um 82% reduziert, da verfügbares Personal schneller kontaktiert werden konnte
Fazit des Unternehmers zu Automatisierung mittels RPA und Kognitiver KI
„Automatisierung ist kein Jobkiller – sondern ein Produktivitätshebel!
Wir haben durch den gezielten Einsatz von RPA und KI kein Personal abgebaut – im Gegenteil! Unsere Mitarbeitenden sind heute produktiver, zufriedener und entlasteter. Sie verbringen weniger Zeit mit monotonen Aufgaben und mehr Zeit mit wertschöpfenden Tätigkeiten, die Ihnen Spaß machen.
Die Einführung war kein Selbstläufer – es brauchte Mut zur Veränderung, Datenschutzprüfungen und technisches Know-how. Alles Hürden die wir selbst auferlegen aber der Return on Investment zeigte sich in weniger als 12 Monaten.“
Empfehlung an andere Unternehmer und Geschäftsführer
Fangen Sie klein an
Ein klar abgegrenzter Prozess reicht für den Einstieg:
- Rechnungsprüfung
- E-Mail Klassifizierung
- Datenmanagement
Mitarbeiter frühzeitig einbinden
Transparenz schafft Akzeptanz.
Angestellte in den Entwicklungsprozess der Automatisierung einzubinden führt zu einer schnelleren Umsetzung des Projektes.
Nutzen Sie bestehende Tools
Viele RPA- und KI-Systeme sind bereits seit Jahren am Markt. Nutzen Sie diese und deren technischer Vorteil der Schnittstellen zu vorhandener Software.
Die Entwicklung eigene KI-Lösungen dauert Jahre und hat sehr viele Hürden (DSGVO, Schnittstellen, Codierung).
Skalierbarkeit
Denken Sie an Skalierbarkeit!
Jeder erfolgreiche Anwendungsfall schafft Freiraum für den nächsten.
Eigene KI-Assistenz anfragen
Wir sind offen für Austausch mit anderen Unternehmen im Mittelstand. Wer ähnliche Projekte plant oder über Anbieter, Tools und Erfahrungen sprechen möchte, kann sich gerne vernetzen. Gerne stellen wir die unfassbaren Möglichkeiten der KI-Assistenz in einem persönlichen Termin vor.
