Experten-Interview: Effizienzgewinne quantifizieren. RPA vs. kognitive KI im Mittelstand
Thema: Zeit- und Kostenersparnis durch intelligente Prozessautomatisierung
Experte: Dr. M. Henning, Digital Transformation Lead, Spezialist für KI-Einführungen im Mittelstand
„Nicht jede Automatisierung ist gleich smart, aber jede eröffnet enormes Potenzial“
KI-Assistenz: Herr Dr. Henning, Sie beraten Mittelständler seit über 10 Jahren. Warum tun sich viele Unternehmen noch schwer mit der Automatisierung?
Dr. Henning: Es liegt selten am Willen, sondern fast immer am „Wo anfangen?“. Viele Arbeitgeber unterschätzen dabei auch, wie viel Zeit in repetitive Aufgaben fließt. Damit ist der Leidensdruck für Veränderungen noch zu gering. Erst wenn man Prozesse in Minuten misst statt in abstrakten Arbeitsstunden, wird dieser Zeitaufwand greifbar. Und damit auch die Kosten. Wenn man als Unternehmer versteht, wie viel Zeit man durch Automation und kognitive KI einsparen kann, dann wird man sehr viel schneller aktiv. Aber ohne Daten hat man keine aussagekräftige Entscheidungsbasis.
„RPA ist der Taschenrechner, während kognitive KI der Assistent ist, der mitdenkt.“
KI-Assistenz: Was ist aus Ihrer Sicht der entscheidende Unterschied zwischen kognitiver KI und RPA?
Dr. Henning: RPA (Robotic Process Automation) ist regelbasiert. Ideal für strukturierte Aufgaben wie Rechnungsprüfung, Datenübertragung, Copy-Paste zwischen Systemen.
Kognitive KI geht weiter: Sie versteht Inhalte, erkennt Muster, trifft kontextbezogene Entscheidungen.
Nehmen wir einfach mal ein Beispiel: Ein RPA-Bot trägt Daten ein. Eine kognitive KI prüft zusätzlich, ob die Daten überhaupt logisch sind oder zu einem ungewöhnlichen Fall gehören und kann daraufhin weitere Entscheidungen treffen.
„Der Mittelstand verliert jährlich Millionen durch unnötige Klickarbeit.“
Ki-Assistenz: Gibt es konkrete Zahlen, die diese Aussage belegen?
Dr. Henning: Absolut. Wir haben in einem mittelständischen Maschinenbau-Unternehmen einen einfachen Kunden-Onboarding-Prozess automatisiert. Früher dauerte es 18 Minuten je Vorgang. Jetzt nur noch 3 Minuten. Das sind 83 % Zeitersparnis. Auf ein Jahr gerechnet also über 450 Arbeitsstunden. Allein in diesem Prozess.
Noch ein Beispiel: Angebotsversand per E-Mail mit händischem PDF-Erstellen. Das dauert schnell 5 Minuten je Angebot. Kognitive KI kann dieselbe Arbeit mit Vorlagen, Textbausteinen und Kundenerkennung in nur 30 Sekunden erledigen. Das multipliziert sich schnell auf mehrere Vollzeitstellen pro Jahr.
„Es geht nicht nur um sparen, sondern um Freisetzen.“
KI-Assistenz: Was sagen Sie zu Ängsten, dass KI Jobs kosten wird?
Dr. Henning: Die Angst ist verständlich, aber oft unbegründet. Die meisten Fachkräfte hassen die sich wiederholenden Aufgaben. Und eigentlich ist doch die Kreativität das, was uns als Menschen ausmacht. Wenn wir hoch qualifizierten Fachkräften den Rücken frei halten, können sie sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Vor allem Weiterentwicklung, Kundenbetreuung, Strategie, Problemlösung. etc. können dann mit mehr Herz betrieben werden. KI ersetzt Klicks, nicht Menschen. Sie haben dies auf Ihrer KI-Assistenz Website auch sehr schön dargestellt. Ich glaube ihre Formulierung war „KI für Routine – Mensch für Entwicklung“. Das hat mir sehr gut gefallen. Denn es ist genau das, was es ist.
„Wer den ROI bei Automation und KI-Invest sehen will, muss die richtigen Fragen stellen“
KI-Assistenz: Wie kann ein Mittelständler selbst prüfen, ob sich Automatisierung für sein Unternehmen lohnt?
Dr. Henning: Da hilft unsere kleine Checkliste. Sie ist ebenso einfach wie wirkungsvoll:
Checkliste: Wo lohnt sich KI-gestützte Automatisierung?
- Gibt es Prozesse mit über 10 Wiederholungen pro Woche? (Typischer Fall für RPA oder KI.)
- Kostet eine Aufgabe mehr als 5 Minuten pro Ausführung? (Schneller ROI möglich durch Automatisierung.)
- Sind Fehler durch menschliche Müdigkeit oder Ablenkung ein Thema? (KI reduziert Fehlerquoten drastisch.)
- Muss ein Mitarbeiter regelmäßig zwischen Programmen oder Masken wechseln? (RPA ist perfekt dafür gemacht.)
- Gibt es Dokumente, Mails oder Eingaben, die verstanden und bearbeitet werden müssen? (Kognitive KI kann Inhalte verstehen und mit dem Verstandenen vorgegebene Entscheidungen gehen.)
„Automatisieren ist wie Fitness: Man muss einfach anfangen, dranbleiben und nicht alles perfekt machen“
KI-Assistenz: Was ist Ihr Rat an Geschäftsführer im Mittelstand, die sich für KI und RPA interessieren?
Dr. Henning: Fangen Sie klein an! Suchen Sie einen Prozess, der alle nervt und messen Sie, wie viel Zeit Sie damit verbringen. Dann testen Sie eine Lösung. Oft ist der Aha-Moment so groß, dass die nächste Automatisierung gleich hinterherkommt.
Und bitte: Nicht drei Jahre lang Strategiepapiere schreiben. Sondern ausprobieren, lernen, skalieren. Einfach machen! Die Offenburger Sporttherapeutin Anke Precht hat das auf den Punkt gebracht: „Machen ist krasser, als Denken.“
KI-Assistenz: Vielen Dank für die praxisnahen Einblicke, Herr Dr. Henning!
Dr. Henning: Ich danke Ihnen. Es ist höchste Zeit, dass KI im Mittelstand ankommt. Und zwar nicht als Buzzword, sondern als echter Produktivitätshebel. Und wer intern nicht weiterkommt, soll sich einen KI-Berater suchen, der ihm hilft.
Untersuchungen zu Zeit- und Kostenersparnis bei Prozessautomatisierung, mit konkreten Messgrößen (z. B. Einsparung in Minuten/Stunde pro Prozess).
