KI-gestützter Arbeitstag einer Assistenz der Geschäftsleitung

Mein Arbeitstag beginnt um 8:00 Uhr, doch der Großteil der Routineaufgaben ist zu diesem Zeitpunkt bereits erledigt – dank der KI-gestützten Automatisierung, die ich in den letzten Monaten eingeführt habe.

8:00 – 9:00 Uhr: Tagesstart & Geschäftsleitung-Update

Während ich meinen Kaffee genieße, werfe ich einen Blick auf das automatisch generierte Morning Briefing, das die KI-Nachrichtensoftware über Nacht erstellt hat. Es enthält:

• Aktuelle Markt- und Branchennews, die für die Geschäftsführung relevant sind (zusammengefasst von einer KI-gestützten Nachrichtenanalyse-Plattform).

• Auswertungen der aktuellen Produktions- und Verkaufszahlen, die unser ERP-System automatisch generiert und in eine übersichtliche Präsentation umwandelt.

• E-Mail-Zusammenfassungen, erstellt von einer KI-gestützten Mail-Analyse-Software, die mir die wichtigsten Anfragen, Termine und To-Dos auflistet.

Ich überfliege die wichtigsten Punkte und leite die relevanten Infos an die Geschäftsführung weiter.

9:00 – 10:30 Uhr: Automatisierte Meetings & Terminmanagement

Unser Meeting-Kalender wird nun von einer KI-gestützten Assistentensoftware verwaltet, die Verfügbarkeiten prüft, Termine vorschlägt und sogar automatisch Agenda-Punkte generiert, basierend auf früheren Meetings und aktuellen Projektständen.

Die KI-Protokollsoftware transkribiert Gespräche in Echtzeit und erstellt eine Aufgabenliste, die direkt an die richtigen Mitarbeiter verteilt wird.

Während das Meeting läuft, überprüfe ich parallel die automatisierten Reisebuchungen für die nächste Geschäftsreise. Unser KI-System sucht die besten Flug- und Hoteloptionen auf Basis der individuellen Präferenzen und Kostenrichtlinien des Unternehmens.

10:30 – 12:00 Uhr: Prozessoptimierung für Kollegen

Da meine eigenen Routineaufgaben größtenteils automatisiert sind, helfe ich nun meinen Kollegen, ebenfalls von der KI zu profitieren. Heute steht die Digitalisierung der Eingangsrechnungsprüfung auf dem Plan.

• Bisher mussten Rechnungen manuell überprüft und freigegeben werden.

• Jetzt übernimmt ein KI-gestütztes OCR-System das Einlesen, Kategorisieren und Abgleichen mit Bestellungen.

• Die Freigabe erfolgt durch eine intelligente Workflow-Automatisierung, die nur bei Unstimmigkeiten einen Mitarbeiter einschaltet.

Mein Kollege aus der Buchhaltung ist begeistert: Weniger Routinearbeit, weniger Fehler, mehr Zeit für strategische Aufgaben.

12:00 – 13:00 Uhr: Mittagspause & Netzwerken

Dank der Effizienzgewinne kann ich mir eine entspannte Mittagspause gönnen und mich mit Kollegen austauschen. Das ist besonders wertvoll, weil ich immer wieder neue Ideen für weitere Automatisierungen bekomme.

13:00 – 15:00 Uhr: KI in der Personalabteilung

Heute unterstütze ich unser HR-Team bei der Einführung eines KI-gestützten Recruiting-Systems.

• Es analysiert Bewerbungen schneller als jeder Mensch, filtert nach unseren Wunschkriterien und gleicht sie mit bestehenden Top-Performern im Unternehmen ab.

• Es schlägt automatisch passende Kandidaten vor und sorgt für eine objektivere Vorauswahl.

Unser HR-Team spart enorm Zeit, und wir vermeiden unbewusste Vorurteile bei der Auswahl neuer Talente.

15:00 – 16:30 Uhr: Geschäftsleitung & Strategie

Ich bereite die nächste Vorstandssitzung vor. Früher war das eine Mammutaufgabe – heute erstelle ich per KI-gestütztem Präsentationsgenerator in wenigen Minuten ein übersichtliches, visuell ansprechendes Slide-Deck mit aktuellen KPI-Dashboards.

Zusätzlich analysiere ich mit einer KI-gestützten Marktanalyse-Software neue Geschäftsfelder für unser Unternehmen. Sie wertet Milliarden von Datenpunkten aus und liefert mir eine fundierte Entscheidungsgrundlage.

16:30 – 17:00 Uhr: Rückblick & Planung

Ich prüfe die offenen To-Dos, priorisiere sie für den nächsten Tag und lasse eine automatisierte Tageszusammenfassung generieren, die an die Geschäftsführung geht.

Mein Fazit des Tages? Ich habe dank der KI nicht nur meine eigene Arbeit revolutioniert, sondern auch die meiner Kollegen spürbar erleichtert. Und das Beste: Ich kann mich nun auf die wirklich strategischen und kreativen Aufgaben konzentrieren – genau das, was mir am meisten Freude macht.

Ende eines produktiven Arbeitstags.