Die zweite Digitalisierungswelle rollt! – Automatisierung mittels KI oder doch lieber RPA Systemen?

Der Mittelstand steht vor einem Wendepunkt: Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI) ermöglichen es, nicht nur Daten zu digitalisieren, sondern komplette Geschäftsprozesse zu automatisieren. In einem Umfeld zunehmenden Fachkräftemangels, steigender regulatorischer Anforderungen und verschärften Wettbewerbsdrucks bietet diese Entwicklung strategische Chancen – aber auch technische und kulturelle Herausforderungen.

Was sind RPA und KI – und warum ist die Kombination so entscheidend?

RPA automatisiert strukturierte, regelbasierte Aufgaben (z. B. Dateneingaben, Rechnungsprüfung, Report-Generierung).

KI ergänzt RPA mit intelligenten Fähigkeiten wie Sprachverarbeitung, Mustererkennung oder semantischer Analyse (z. B. Vertragsscreening, Kundeninteraktion)

Synergieeffekt: KI + RPA ermöglicht die End-to-End-Automatisierung ganzer Prozessketten – von der Erfassung bis zur Entscheidungsunterstützung.

In Unternehmen (Industrie, Dienstleistung, Handel):

Rechnungs- und Bestellwesen:
Automatisierung von Eingangsrechnungen mit OCR + Workflow-RPA

Kundensupport
KI-gestützte Chatbots mit Übergabe an Menschen bei komplexen Fällen

Personalwesen
Automatisierte Erstellung und Verwaltung von Verträgen, Urlaubsanträgen etc.

Nutzen:

• 20 – 60 % weniger Bearbeitungszeit pro Vorgang
• Skalierbarkeit, auch bei wachsendem Geschäft
• Kostenersparnis bei gleichzeitiger Qualitätsverbesserung

In Banken und Finanzdienstleistern:

Regulatorik und Compliance
Automatisierte Meldeprozesse, KYC-Prüfungen

Transaktionsverarbeitung
RPA zur Buchung, KI zur Betrugserkennung

Kreditprozesse
Regelprüfung durch RPA, Bewertung durch KI-Modelle

Risiken

• „Black-Box“ – Entscheidungen ohne Nachvollziehbarkeit (Compliance-Risiko)
• KI-basierte Systeme benötigen saubere Datenbasis (oft ein Engpass je nach internen Strukturen)

In kommunalen Verwaltungen:

Bürgeranfragen
Chatbots und intelligente Formulare (z. B. Terminvergabe, Meldebescheinigungen)

Backoffice-Prozesse
Lohnabrechnung, Rechnungsprüfung, Personalverwaltung

Herausforderung

• IT-Infrastruktur oft veraltet (geringe Integrationsfähigkeit verfügbar)
• Transparenzpflichten durch DSGVO und EU AI Act müssen beachtet werden
• Fachkräftemangel trifft auch das Projektmanagement und IT-Personal
• Herausforderungen, die Entscheider kennen müssen

Daten- & Prozessqualität

• KI und RPA funktionieren nur bei hoher Datenkonsistenz und klar definierten Prozessen!
• „SHIT In – SHIT Out“ ist die Regel
• Tipp: Prozessstandardisierung ist Voraussetzung, nicht Nebenprodukt

Rahmenbedingungen & Regulatorik

• DSGVO, BDSG und der EU AI Act definieren klare Regeln für automatisierte Entscheidungsprozesse
• bei personenbezogenen Daten ist Transparenz und Kontrolle entscheidend
• Verantwortung für KI darf nicht nur bei IT liegen (jeder Mitarbeiter muss in diesen Wandel involviert werden!)

Kultur & Change Management

• Automatisierung ist nicht rein technisch – sie verändert Rollen, Abläufe und Selbstverständnis
• Frühzeitige Kommunikation und Einbindung der Belegschaft entscheidet über den Projekterfolg
• Studien zeigen: Fehlendes Change Management ist einer der häufigsten Gründe für das Scheitern von RPA-Projekten Quelle: Deloitte 2023

1. Pilotieren Sie konkret, nicht abstrakt: Starten Sie mit einem eng begrenzten Prozess, z. B. Kreditorenbuchhaltung oder Personalverwaltung
2. Denken Sie übergreifend: Automatisierung mittels KI ist kein IT-Projekt – Prozesse, Menschen und Systeme müssen zusammenpassen und zusammen arbeiten!
3. Datenschutz & Transparenz mitdenken: Besonders bei KI ist eine „Ethik-by-Design“-Strategie unerlässlich
4. Messen Sie den Impact: Automatisierung mittels Ki und RPA muss ökonomisch überprüfbar sein – nicht nur „digitaler Aktionismus“

Fazit: Chancen realisieren, ohne Kontrolle zu verlieren

KI-gestützte Automatisierung bietet nachweisbaren wirtschaftlichen Nutzen für den Mittelstand – aber nur, wenn sie strategisch, verantwortungsvoll und nachvollziehbar umgesetzt wird. Der Schlüssel liegt in der Integration von Technik, Prozessen und Menschen. Wer den Wandel aktiv gestaltet, kann nicht nur Kosten senken, sondern Resilienz und Innovationsfähigkeit steigern.